Vakaasta tilanteesta huolimatta varauduimme riskeihin
Taloudellisen vastuun osa-alue liittyy YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen Rauhaa ja oikeudenmukaisuutta, hyvä hallinto (16).
Taloudellinen vastuumme on muun muassa kestävää varojen käyttöä, toiminnan lainmukaisuutta ja rekisteritietojemme ajantasaisuutta ja täten mahdollisimman vaikuttavan asiakasarvon tuottamista asiakkaillemme, yrityksille ja yhteisöille, sekä suomalaiselle yhteiskunnalle.
Tältä sivulla voit lukea tarkemmin seuraavista asioista:
- Talous tasapainossa
- Edistimme rekisteritietojen ajantasaisuutta
- Selvitimme väärinkäytösten torjuntaa
- Kehitimme tiedon- ja riskienhallintaa
Talous tasapainossa
Taloudellinen tilanteemme pysyi vakaana ja saavutimme hyvin työ- ja elinkeinoministeriön kanssa vuodelle 2022 sovitut taloudelliset tavoitteet. Lue lisää taloudellisesta tuloksesta vuosikertomuksestamme.
Vuonna 2022 aloitimme työn talouden hallinnan menettelyjen, investointien suunnittelun ja niiden seurannan kehittämiseksi. Ensimmäisessä vaiheessa tunnistimme ja kuvasimme toiminnan, talouden ja ICT-investointien suunnitteluprosessit sekä niiden väliset yhteydet.
Edistimme rekisteritietojen ajantasaisuutta
Ajantasaiset, oikeelliset ja kattavat rekisteritiedot palvelevat suomalaista yhteiskuntaa ja asiakkaitamme monin eri tavoin.
Pyrimme tietojen parempaan kattavuuteen ja ajantasaisuuteen muun muassa lähettämällä muistutus- ja kehotuskirjeitä asiakkaillemme. Viime kädessä tilinpäätös- ja hallitustietojen ilmoittamatta jättäminen voi johtaa yrityksen poistamiseen kaupparekisteristä.
Yhteiskunnan ja yritysten tilinpäätöstietoja tarvitsevien etu on, että tiedot ovat kaupparekisterissä mahdollisimman kattavasti. Vuonna 2022 paransimme tilinpäätöstietojen kattavuutta merkittävästi.
Uusi kaupparekisterilaki antaa PRH:lle tehokkaampia keinoja edistää tietojen ajantasaisuutta. Lakia valmisteltiin vuonna 2022, ja se tulee voimaan kesäkuussa 2023.
Valmistauduimme uuteen lakiin muun muassa parantamalla tietojärjestelmiämme. Tarkoituksena on, että jatkossa voisimme automatisoida rekisteritietojen valvontaa mahdollisimman laajasti.
Tilinpäätöstietojen kattavuus kaupparekisterissä
Tilinpäätöstietojen kattavuus kaupparekisterissä on parantunut jatkuvasti vuosien 2019–2022 aikana. Vuonna 2022 tietojen kattavuus nousi peräti 95,3 prosenttiin, kun se vuonna 2021 oli 89,8 prosenttia. Vuonna 2020 kattavuus oli 83,6 prosenttia. Vuoden 2019 luku oli 78,7 prosenttia.
Selvitimme väärinkäytösten torjuntaa
PRH:ssa ei havaittu taloudenhoitoon liittyviä väärinkäytöksiä tai rikoksia vuoden 2022 aikana. Myöskään EU-rahoitukseen liittyviä säännönvastaisuuksia tai takaisinperintään liittyviä tapahtumia ei ollut.
Taloussääntömme mukaan jokaisella prh:laisella on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä. Päävastuu väärinkäytösten torjunnasta on PRH:n johdolla.
Vuonna 2022 selvitimme, mitkä ovat keskeisiä väärinkäytösten torjunnan toimenpiteitä, joita PRH:ssa ei ollut vielä toteutettu. Toimenpidekokonaisuuksia on neljä, joista kahta ensin mainittua edistimme:
- Luotettavan sisäisen ilmoitustavan kehittäminen, jotta henkilöstö voi ilmoittaa nimettömänä epäilemistään väärinkäytöksistä riippumattomalle tiimille. Vuonna 2022 valmistelimme anonyymin ilmoituskanavan liittyvää organisointia, ohjeistusta ja viestintää. Maaliskuussa 2023 otimme ilmoituskanavan käyttöön.
- Korruptioon ja lahjontaan liittyvä riskienhallinta: Olemme tunnistaneet, että korruptio ja lahjonta voivat olla riskejä PRH:ssa. Jatkossa tavoitteenamme on ennakoivasti varmistaa, ettei PRH:n toimintaan tai päätöksiin voida vaikuttaa lahjonnalla tai korruptiolla. Jotta voimme tämän tehdä, meidän täytyy ensin selvittää, mihin PRH:n toimintaan tai päätöksiin lahjonnalla tai korruptiolla voitaisiin yrittää vaikuttaa ja toiseksi arvioida, miten suuri tämä riski on. Riskiarviosta riippuen luomme toimenpiteet sille, että vaikutusyritys ei tuota tulosta eikä väärinkäytös siten voi toteutua.
- Korruptionvastaisen toiminta- ja raportointimallin laatiminen ja ottaminen käyttöön: Lähtökohtana toimivalle toimintamallille on tietoisuus ja ymmärrys korruptiosta ilmiönä sekä riskialueiden ja väärinkäytösten havaitseminen.
- Tietoisuuden lisääminen korruptiosta: PRH:ssa täytyy laatia selkeät toimintaohjeet vaikutustilanteiden varalta esimerkiksi sille, millainen vieraanvaraisuus on hyväksyttävää suhteessa asiakkaisiin. Henkilöstöä täytyy myös kouluttaa korruption ja lahjonnan torjunnassa.
Lue lisää rahanpesun torjunnasta vuonna 2022.
Kehitimme tiedon- ja riskienhallintaa
Vuonna 2022 jatkoimme työtä tiedonhallinnan, tietojohtamisen ja riskienhallinnan suunnitelmallisuuden parantamiseksi.
Määrittelimme PRH:n tietojohtamisen vision vuodelle 2028. Visio antaa strategisen suunnan parantaa edelleen mm. tiedon yhteiskäyttöisyyttä, hyödynnettävyyttä ja avoimuutta sekä kehittää tiedolla johtamista ja tietämyksen hallintaa.
Teimme yhdessä Tilastokeskuksen kanssa pilottiprojektin, jossa arvioitiin Tilastokeskuksen tiedon laatukehikkoa suhteessa PRH:n tavaramerkkirekisterin tietovarantoon. Pilotoinnista saatujen kokemusten perusteella analysoimme, miten laatukehikon laatukriteerit soveltuvat PRH:n hallinnoimien tietovarantojen laadun mittaamiseen ja parantamiseen. Lisäksi teimme suunnitelman tiedon laadun kyvykkyyden parantamisesta.
Aloitimme riskienhallintajärjestelmän suunnitelmallisen kehittämisen vuonna 2020. Vuonna 2022 työ oli edennyt siihen pisteeseen, että uusi riskienhallintapolitiikka hyväksyttiin ja riskienhallintatyöryhmän toiminta aloitettiin.
Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tueksi hankimme järjestelmän, joka mahdollistaa yhtenäisen tavan tunnistaa ja arvioida riskejä sekä määrittää ja vastuuttaa toimenpiteitä niiden hallintaan. Järjestelmä helpottaa myös seurantaa ja raportointia. Järjestelmä otetaan käyttöön koko organisaatiossa vuonna 2023.