Hållbar användning av medel för samhällets bästa

Delområdet för ekonomiskt och administrativt ansvar anknyter till FN:s mål för hållbar utveckling:

• Fredliga och inkluderande samhällen (mål 16).

Målen för PRS ekonomiska och administrativa ansvar är:

• Samhällelig genomslagskraft
• PRS investeringar, anskaffningar och medelsanvändning görs på ett hållbart sätt och enligt samhällets bästa nytta
• Risken för oegentligheter minskas genom förebyggande åtgärder.

Vårt ekonomiska och administrativa ansvar är dessutom bland annat att verksamheten är lagenlig och att våra registeruppgifter är aktuella och att kunderna, företagen och sammanslutningarna samt det finländska samhället får ett så effektivt kundvärde som möjligt.

Det ekonomiska läget är fortfarande stabilt

PRS ekonomiska situation 2024 var god. Prognoserna för PRS ekonomiska utveckling visar dock att finansieringsläget försvåras. Besparingarna i statsfinanserna har också berört PRS verksamhetsutgifter. Å andra sidan innebär kraven på utveckling av tjänster och funktioner fortfarande ett behov av systeminvesteringar och därmed växande underhållskostnader.

I början av 2025 inleddes åtgärder för att säkerställa balansen i PRS ekonomi även under de kommande åren.

Läs mer om det ekonomiska resultatet i vår årsredovisning.

Omfattningen av bokslutsuppgifter i handelsregistret minskade något

Det är av allmänt intresse, och i intresse hos dem som behöver bokslutsuppgifter om företag, att uppgifterna finns i handelsregistret så heltäckande som möjligt. PRS har med sina aktiva tillsynsåtgärder som ständigt förbättras strävat efter att öka omfattningen av bokslutsuppgifter i registret.

År 2024 minskade omfattningen något jämfört med året innan. Detta var en följd av att avregistreringen av företag ur handelsregistret med anledning av att företagen inte har uppfyllt skyldigheten att lämna in bokslutsuppgifter avbröts hösten 2024. PRS inväntade lagändringen i början av 2025, då det var möjligt att återföra ett avregistrerat företag till registret igen.

År 2024 täckte bokslutsuppgifterna 94,9 procent av företagen, medan siffran 2023 var 96,2 procent. År 2022 var omfattningen 95,3 procent och 2021 89,8 procent.

Registreringen av hållbarhetrevisorer och hållbarhetsrevisionssammanslutningar inleddes

PRS började genast i början av 2024 registrera hållbarhetsrevisorer och hållbarhetsrevisonssammanslutningar. Efter registreringen kan revisorn använda titeln hållbarhetsrevisor (HBR).

Hållbarhetsrevisorerna granskar företagens hållbarhetsrapportering. Företagen rapporterar i fortsättningen om hållbarheten i sin affärsverksamhet med en hållbarhetsrapport.

Kontrollerad hantering av risker

PRS risker hanterades självständigt inom resultatområdena 2024 utifrån utvecklingsarbetet för riskhanteringen under tidigare år. För att uppnå en enhetlig riskhantering som är tätare förenad med den operativa verksamheten krävs dock ännu riktlinjer på PRS-nivå samt centraliserade stöd- och styrningsåtgärder. I början av 2025 reserverades tilläggsresurser för uppgiften.

Öppenhet, transparens och högklassig information är principer för informationsledningen

PRS vision om informationsledningen fastställdes i slutet av 2022 och informationsstrategin godkändes i december 2024. Informationsstrategin drar upp riktlinjer för PRS mål och principer för informationsledning samt för närvarande centrala strategiska val och åtgärder genom vilka informationsledningen främjas konkret 2025 och på allmän nivå 2026–2028.

Genom informationsledning strävar man efter att systematiskt utnyttja informationen i beredningen, beslutsfattandet och verkställandet. Informationsledning kan förbättra verksamhetens kvalitet och effektivitet.

Ekonomiskt ansvarsfulla upphandlingar

I samband med upphandlingarna granskade vi systematiskt sanktionerna med det verktyg som togs i bruk året innan. Vi ordnade ett informationsmöte för vår personal om granskning av sanktioner i upphandlingar.

Anvisning för avtalshantering

År 2024 publicerade vi en anvisning för avtalshantering som är avsedd för alla vid PRS som deltar i avtalshanteringen i olika roller, såsom beredare av avtalens innehåll, beslutsfattare, kontaktpersoner i avtal och dem som godkänner eller sakgranskar fakturor.

I anvisningen fastställs målen, ansvaren och de olika delfaktorerna i PRS avtalshantering samt huvudprinciperna för riskhantering och rapportering. Vi ordnade ett informationsmöte för vår personal om anvisningen för avtalshantering och dess betydelse i PRS verksamhet.

Genom avtalen tryggas en lyckad, störningsfri och kontinuerlig verksamhet och serviceproduktion. Genom avtalen säkerställs beredskapen för störningar och exceptionella förhållanden. Genom att följa upp avtalen och övervaka deras giltighet säkerställer man genom avtalshantering tillsammans med avtalsparterna att avtalet genomförs så bra som möjligt.

Informationsinslag om ansvarsfullhet: affärsansvar

I informationsinslaget om affärsansvar som ordnades för personalen behandlades främjandet av god förvaltnings- och affärsverksamhetssed, ”att göra rätt”. Till affärsansvaret hör också förenlighet med lagstiftning och krav.

Inom ESG-ramverket överlappar styrning och god förvaltning delvis PRS väsentliga delområden inom ansvarsfullhet. Målen för affärsansvaret hänför sig särskilt till PRS intressentgrupps- och serviceansvar. För dessa är det viktigt att genomföra de lagstadgade uppgifterna.

I utbildningen lärde vi oss att styrning och god förvaltningssed främjar rättvisa, transparens, ansvarstagande samt ett agerande enligt lagar och författningar. För det andra stärker de intressentgruppernas förtroende för organisationens verksamhet.

Målen för PRS affärsansvar främjas till exempel genom att stärka tjänsternas tillgänglighet och användbarhet samt genom att sörja för registeruppgifternas kvalitet och kundernas informationssäkerhet.