Samarbete över Bottniska viken förbättrar dataflödena

Tack vare det långa samarbetet mellan de nordiska myndigheterna är det lätt att hitta onlineinformation om skandinaviska företag. Att samla in och ta fram dessa uppgifter kräver dock mycket arbete. De nuvarande digitaliseringsprojekten syftar till att minska arbetsbördan för både företag och myndigheter.

Handelsregistret vid Patent- och registerstyrelsen (PRS) i Finland och Bolagsverket i Sverige arbetar tillsammans för att utveckla gemensamma informationsmodeller för digitala tjänster och göra jämförelser mellan varandra för att hitta praktiska lösningar.

Under 2018–2024 deltog de två myndigheterna i de nordiska digitaliseringsprogrammen Nordic Smart Government and Business (NSG&B) för att ta fram enhetliga standarder för informationsutbyte i hela Norden. Det kommer dock att ta år att nå den gemensamma nordiska visionen om en realtidsekonomi där beställningar, fakturor, kvitton och rapporter automatiskt kopieras till de administrativa systemen och överförs till relevanta databaser.

"Standardiseringsprocesser tar tid. En förutsättning för framgång är att företagen blir mer digitala”, säger Sara Söderholm, tf. chef på samverkans- och informationsförsörjningsavdelningen på Bolagsverket.

Sara Sö­der­holm och hen­nes kol­le­gor ser fram emot att ut­veck­la det gi­van­de sam­ar­be­tet med PRS ännu mer.

Svenska företag tillämpar digitala system på frivillig basis

År 2024 lämnade nästan två tredjedelar av de svenska företagen in sina årsredovisningar digitalt, medan endast fem procent av de finska företagen utnyttjar detta alternativ för närvarande. Ligger hemligheten i den svenska traditionen att gå vidare på frivillig basis?

”Vi har arbetat för digitala inlämningar sedan tjänsten infördes 2018. Kanske kan vi lyckas utan att göra det obligatoriskt, säger Söderholm.

Hon berömmer generaldirektören för Bolagsverket, som har sökt samarbete med andra myndigheter som skattemyndigheten och politiska beslutsfattare. Hon tillägger att även om de flesta företagstyper i Sverige kan skicka dokument i digitalt format behövs det en harmoniserad terminologi.

"Bolagsverket har redan arbetat aktivt på det semantiska fältet under NSG&B. Vi strävar efter att utvidga den europeiska modellen med finansiella termer och information. Entydiga definitioner av ord hjälper informationen att flöda smidigare."

Digitala identitetsplånböcker förenklar informationsutbytet

I framtiden kommer plånböcker för digital identitet att användas för identifiering, för att underteckna dokument och för att bestyrka intyg.

I Finland samordnar PRS ett nätverk för att främja digitala plånböcker för företag. Bolagsverket kommer tillsammans med de nederländska myndigheterna att leda EU:s pilotprojekt WE BUILD (Wallet Ecosystem for Business & Payment Use cases, Identification, Legal person representation, and Data sharing) som inleds i september 2025. Utvecklingen har ökat vikten av säkerhet ytterligare.

"Kanske kommer kampen mot ekonomisk brottslighet att bli ett nytt område i vårt informationsutbyte med PRS", säger Söderholm.

Originaltext på engelska: Päivi Helander

Bilder: Bolagsverket