Yhteistyö Pohjanlahden yli parantaa tietovirtoja

Pohjoismaisten viranomaisten pitkän yhteistyön ansiosta pohjoismaisista yrityksistä on helppo löytää tietoa verkossa. Näiden tietojen kerääminen ja tuominen saataville vaatii kuitenkin paljon työtä. Nykyisillä digitalisaatiohankkeilla pyritään vähentämään sekä yritysten että viranomaisten työtaakkaa.

Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteri ja Ruotsin yritysvirasto (Bolagsverket) kehittävät yhteistyössä yhteisiä tietomalleja digitaalisia palveluita varten ja vertailevat käytännön ratkaisuja.

Vuosina 2018–2024 virastot osallistuivat Nordic Smart Government & Businessin (NSG&B) digitalisointiohjelmiin, joiden tavoitteena on luoda yhtenäiset tietojenvaihtostandardit Pohjoismaihin. Kestää kuitenkin vuosia saavuttaa yhteinen pohjoismainen näkemys reaaliaikaisesta taloudesta, jossa tilaukset, laskut, kuitit ja raportit kopioidaan automaattisesti hallintojärjestelmiin ja siirretään asiaankuuluviin tietokantoihin.

”Prosessien standardointi vie aikaa. Onnistuminen edellyttää myös yritysten digitalisoitumista edelleen”, sanoo Bolagsverketin yhteistyö- ja informaatio-osaston vt. päällikkö Sara Söderholm.

Sara Sö­der­holm kol­le­goi­neen odot­taa he­del­mäl­li­sen yh­teis­työn ke­hit­tä­mis­tä PRH:n kans­sa yhä edel­leen.

Ruotsin yritykset käyttävät digijärjestelmiä vapaaehtoisesti

Vuonna 2024 lähes kaksi kolmasosaa ruotsalaisyrityksistä toimitti tilinpäätöksensä digitaalisesti, kun suomalaisyrityksistä tätä mahdollisuutta hyödyntää toistaiseksi vain viisi prosenttia. Onko salaisuus ruotsalaisen vapaaehtoisen menettelyn perinteessä?

”Olemme työskennelleet digitaalisten toimitusten parissa sen jälkeen, kun palvelu käynnistyi vuonna 2018. Ehkä onnistumme tavoitteessa ilman, että digitaalisuudesta tulee pakollista", Söderholm sanoo.

Hän antaa tunnustusta Bolagsverketin pääjohtajalle, joka on pyrkinyt yhteistyöhön muiden viranomaisten, kuten veroviraston ja poliittisten päättäjien kanssa. Hän lisää, että vaikka Ruotsissa suurin osa yritystyypeistä voi lähettää asiakirjoja digitaalisessa muodossa, edistymiseen tarvitaan terminologian yhdenmukaistamista.

”Bolagsverket on ollut aktiivinen semanttisella kentällä jo NSG&B:n aikana. Pyrimme laajentamaan eurooppalaista mallia tarjoamalla taloustermejä ja tietoa. Yksiselitteiset termit ja määritelmät helpottavat tiedonkulkua.”

Digitaalisen identiteetin lompakot helpottavat tietojen jakamista

Tulevaisuudessa digitaalisen identiteetin lompakkoja käytetään tunnistautumiseen, asiakirjojen allekirjoittamiseen ja todistusten todentamiseen.

Suomessa PRH koordinoi yritysten digitaalisten lompakkojen edistämisverkostoa. Bolagsverket johtaa yhdessä Alankomaiden viranomaisten kanssa EU:n WE BUILD -pilottihanketta (Wallet Ecosystem for Business & Payment Use cases, Identification, Legal person representation, and Data sharing), joka käynnistyy syyskuussa 2025. Tämä kehitys on lisännyt turvallisuuden merkitystä entisestään.

”Ehkä talousrikollisuuden torjunnasta tulee uusi osa-alue tiedonvaihdossamme PRH:n kanssa”, Söderholm sanoo.

Englanninkielinen alkuperäisteksti: Päivi Helander

Kuvat: Bolagsverket