Maanmittauslaitos ja PRH yhteistyössä kohti huoneistotietojärjestelmää
Maanmittauslaitoksen pitämään huoneistotietojärjestelmään kerätään tietoja muun muassa PRH:n kaupparekisteristä. Järjestelmää rakennettiin reilulla ja avoimella mielellä, ja tiivis yhteistyö jatkuu.
Vuoden 2019 alussa otettiin käyttöön vuosia suunnitteilla ollut sähköinen huoneistotietojärjestelmä. Sen toteuttamiseen tarvittiin tietojärjestelmätasolle ulottuvaa yhteistyötä, jossa olivat tiiviisti mukana PRH:n ja Maanmittauslaitoksen lisäksi Verohallinto sekä Digi- ja väestötietovirasto.
Valmisteluprojektin jälkeen päästiin konkreettiseen työhön kesällä 2017.
PRH:n tehtävänä oli muuttaa kaupparekisterijärjestelmää siten, että taloyhtiöiden kaupparekisteriin ilmoittamat osakehuoneistotiedot siirtyvät huoneistotietojärjestelmään. Siten huoneistotietojärjestelmässä osakehuoneistoille voidaan kirjata omistuksia, panttauksia ja rajoituksia.
Työ aloitettiin järjestelmien välillä siirrettävän tietosisällön määrittelyllä. Sitä jatkettiin teknisen toteutuksen suunnittelulla, toteutuksella ja testauksella.
Yhteistä ymmärrystä etsimässä
Maanmittauslaitoksen sovellusasiantuntija Minna Saviojan mielestä tiivis yhteistyö on ollut onnistumisen edellytys.
"Silti tuntuu, että pitäisi tietää ja ymmärtää vielä enemmän asiakkaiden tarpeita ja viranomaisorganisaatioiden erilaisia käytäntöjä esimerkiksi asioiden rekisteröinnissä."
Viranomaisten asiantuntijat ovat pohtineet yhdessä muun muassa huoneistotietojärjestelmään liittyvää juridiikkaa ja viestintää.
"Olemme myös auttaneet toisiamme asiakasohjeistuksessa. Meiltä on käyty kouluttamassa PRH:n asiakaspalvelijoita ja saamme vastaavasti koulutusta PRH:lta", kuvailee johtava asiantuntija Kristiina Virmajoki Maanmittauslaitokselta.
Johtava asiantuntija Kristiina Virmajoki,
sovellusasiantuntija Minna Savioja,kirjaamisasiantuntija Oona Orkola, Maanmittauslaitos
Osakeluettelojen siirrot menossa
Vuoden 2019 aikana toiminnalliset ominaisuudet saatiin hiottua kuntoon. Osakeluettelon siirtopalvelu taloyhtiöille avattiin keväällä 2020 ja isännöintijärjestelmien rajapinnat saatiin käyttöön loppuvuodesta.
Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuki auttaa asiakkaita osakeluettelon siirtoon liittyvissä kysymyksissä.
"Välillä asiakkaille on epäselvää, kumman viranomaisen puoleen pitäisi kääntyä erilaisissa taloyhtiötä koskevissa asioissa. Yhteistyössä PRH:n kanssa pyrimme varmistamaan, että jokainen saa vastauksen kysymyksiinsä sujuvasti oikeasta paikasta", kertoo kirjaamisasiantuntija Oona Orkola.
Vaikka
kiire on leimannut yhteistyötä, Maanmittauslaitoksen asiantuntijoiden
mielestä työtä on tehty reilulla ja avoimella mielellä aina asiakas
keskiössä.
"Riskin paikkoja on toki, kun kaksi rekisteriä pitää
saada toimimaan yhteen. Kaikilta vaaditaan tarkkuutta. Samalla
järjestelmää kehitetään edelleen hyvässä yhteistyössä."
Huoneistotietojärjestelmä
Sähköinen järjestelmä, johon kootaan kattavat tiedot osakehuoneistoista sekä niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.
Järjestelmää ylläpitää Maanmittauslaitos.
Vuoden 2019 alun jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat järjestelmään perustamisestaan lähtien.
Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tietojen siirto järjestelmään tehdään kahdessa vaiheessa. Ensin yhtiö siirtää osakeluettelon Maanmittauslaitokselle. Se on tehtävä 2023 vuoden loppuun mennessä. Sitten osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjansa mitätöintiä. Se pitää tehdä 10 vuoden kuluessa tai omistuksen vaihtuessa sitä ennen.
Teksti: Marjo Rautvuori
Kuvat: Nina Kaverinen, Maanmittauslaitos